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Normas y códigos sobre probidad y transparencia

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Durante 2015, el directorio aprobó normativas sobre transparencia, probidad y buen gobierno corporativo. Se trata de regulaciones basadas en exigentes estándares de nivel internacional sobre distintos ámbitos del actuar de la empresa, como relaciones comerciales, vínculos institucionales y lobby, además de procesos de administración de personas.
De estas iniciativas, destacan las siguientes:

 

  • Política sobre Conflictos de Intereses: Esta política, en específico, apunta a reforzar la normativa existente, elevar los modelos previos y aunar los criterios que aplicamos en las distintas divisiones de la empresa.

  • Personas relacionadas: Actualizamos y reforzamos la normativa vigente sobre operaciones de negocio con personas relacionadas, estableciendo una regulación que aplica a que todas las operaciones comerciales y de negocio de la empresa, sean presentadas y aprobadas por las instancias superiores de la compañía.

  • Regalos e invitaciones: Nuestra normativa impone criterios, restricciones y protocolos de declaración para aceptar obsequios y regalos por parte de directores, ejecutivos/as y trabajadores/as de la empresa, acotando los límites monetarios establecidos con anterioridad. Obliga a informar a la jefatura directa cuando ellos superen 1 UF y pone como tope máximo las 5 UF. Explicita el proceso de declaración y devoluciones, así como los formularios respectivos.

  • Personas expuestas políticamente: Disponemos de una exigente normativa para la evaluación de negocios con personas expuestas políticamente (PEP) y empresas que en su propiedad tengan PEP. Además, profundizamos y extendimos la definición de personas políticamente expuestas. Codelco estableció mecanismos específicos que buscan controlar los riesgos asociados a las eventuales operaciones con sus contrapartes que califiquen como PEP, incluyendo someter al directorio todas las contrataciones y negocios con PEP, cualquiera sea su naturaleza o propósito, sea que provengan de licitaciones públicas o privadas o por la vía de asignaciones directas, y cualquiera sea el monto involucrado. Vigente desde el 26 de octubre, aplica también a todas las recomendaciones de contratación hechas por PEP y la contratación de empresas con participación de PEP en su propiedad.

  • Personas expuestas a Codelco: Establecimos este nuevo concepto que se refiere a determinados cargos o funciones de Codelco. Las personas que se hayan desempeñado en dichos cargos y luego cesen en esas funciones, tienen facultades restringidas en cuanto a posibles negocios futuros con Codelco, los que requerirán autorizaciones de la alta administración.

  

Declaraciones de intereses y patrimonio

Extendimos la solicitud de declaración de intereses y patrimonio a la totalidad de personas con facultades para autorizar negocios, influir en su evaluación o administración. De esta forma pasamos de cerca de 70 personas que correspondían al cumplimiento de la ley, a un universo de 2.000 personas.


Reportabilidad

Contamos con mecanismos de información al directorio sobre el cumplimiento del conjunto de las normativas que abordan la probidad y los conflictos de intereses en la empresa.

Adicionalmente, el directorio había aprobado (en septiembre de 2014) un primer paquete de medidas destinadas a mejorar su gobierno corporativo, entre las que figuran el establecimiento de límites y controles para la gestión de los recursos asignados al funcionamiento del directorio; la puesta en marcha de un sistema transparente y trazable de gestión de solicitudes de contratación, ascenso y desvinculación de la plana ejecutiva y del personal de Codelco, y la creación de un mecanismo para regular la relación entre quienes integran el directorio, la administración de la empresa y las partes relacionadas.

Regulación del lobby

En Codelco nos apegamos a la Ley 20.730, en cuanto a las actividades que se consideran como gestiones de lobby, y que están sujetas a las regulaciones y obligaciones de esa normativa. A pesar de que nuestra empresa no califica como uno de los sujetos pasivos de lobby, estipulados en la ley, consideramos esencial el imperativo de transparencia respecto de nuestras actuaciones como empresa del Estado.

En ese sentido nos hemos autoimpuesto un estándar superior a lo establecido en la Ley del Lobby, creando un registro y dando seguimiento a las acciones de acercamiento con autoridades. Desde el 1 de julio de 2015, el directorio de Codelco aprobó las "Regulaciones de relaciones corporativas y de lobby", que aplicamos a toda la empresa y a nuestras filiales.

Reconocemos, desde entonces, que nuestra empresa es gestora de intereses particulares ―los de la Corporación― ante los cargos públicos definidos en la ley (en otras palabras, somos sujetos activos de lobby) y también como entidad que otros buscan influenciar legítimamente, como son las autoridades, las dirigencias sindicales, los grupos de la comunidad o los proveedores de insumos y servicios.

Si bien es legítimo querer representar y comunicar los intereses particulares frente a una autoridad, es importante actuar con estricto apego a los protocolos de integridad y transparencia definidos para ello, resguardando en todo momento la reputación de la compañía, a través de un comportamiento ético y transparente.


Campañas políticas


Nuestro Código de Conducta es claro en señalar que la empresa trasciende las preferencias y acciones políticas, por lo que siempre mantendrá una posición imparcial ante cualquier actividad o partido político. También estipula que Codelco no efectúa ni efectuará, bajo ninguna circunstancia, contribuciones o donaciones de carácter político de ninguna especie.

En el caso de que existan personas que trabajan en la empresa y participan en actividades políticas o realizan contribuciones hacia organismos políticos, establecemos que lo hacen a título personal y en ninguna circunstancia en representación de Codelco. Existen conductas específicas en esta materia que se informan a todo el personal, que indican la prohibición de contribuciones y donaciones políticas por parte de la compañía.

Código de conducta de negocios y línea de denuncia

Lanzado en agosto de 2011, el Código de Conducta es nuestra guía para concretar, en el día a día, la Carta de Valores de la empresa, permitiendo desarrollar e implementar la estrategia en el ámbito de las buenas prácticas del negocio.

Desde agosto de 2009 contamos con una línea de denuncias, instrumento que permite a cualquier persona alertar de forma anónima, segura y confidencial posibles infracciones en sus espacios laborales. Durante 2016, la línea recibió 365 denuncias (86 de 2015 y 279 de 2016). De ellas, 269 concluyeron su investigación (79 de 2015 y 190 de 2016) y 96 están en curso de investigación. De los casos finalizados, 14 terminaron con sanciones (50% de ellos con desvinculación de la empresa). Durante 2016 se incrementaron las denuncias recibidas en un 26% versus 2015.

Funciones de compliance

En 2016 fue reestructurada la Gerencia de Contraloría de Codelco, creándose en su reemplazo dos nuevas áreas: la Gerencia de Contabilidad y Control Financiero y la Gerencia Corporativa de Riesgos y Control.
La primera siguió haciéndose cargo de velar por la gestión de excelencia de la plataforma financiero-contable de la compañía; en tanto, la segunda asumió como principal función, apoyar al negocio identificando y evaluando los riesgos, así como también asegurando el establecimiento de controles necesarios para gestionarlos. Adicionalmente, la Gerencia Corporativa de Riesgos y Control debe mantener el marco normativo y asumir las funciones de compliance (cumplimiento de normas).

 

Ley de transparencia

Desde abril de 2009, cuando entró en vigencia la Ley 20.285 sobre Transparencia de la Función Pública y Acceso a la Información de la Administración del Estado, en Codelco mantenemos la sección Transparencia activa, con toda la información que exige la norma.